Leipää vai sirkushuveja – eli miten saada työntekijät palaamaan toimistoihin

Pandemia päättyy aikanaan, ja ratkaisuja työntekijöiden houkuttelemiseksi takaisin toimistoille mietitään kuumeisesti. Toimistot ovat aivan liian kalliita pitää vajaakäytöllä, eivätkä työyhteisötkään voi hyvin, jos kasvokkain kohtaamiset jäävät vähäisiksi.

Pixabay Pexels

Entä jos houkuttelu ei olekaan paras tapa tilanteen ratkaisemiseksi?

Houkuttelevuuden lisäämiseksi toimitiloja muutetaan entistäkin kodinomaisemmiksi ja viihtyisämmiksi, ja yhteisön pelisääntöjä rukataan uuteen aikaan sopivammiksi. Työviikkoihin halutaan lisää yhteisiä kohtaamisia, vapaamuotoisia after work -tilaisuuksia, ohjattua taukoliikuntaa ja aamiaistarjoiluita.

Houkutteluun sisältyy kuitenkin sudenkuoppia, jotka voivat vesittää hyvät pyrkimykset tai jopa kääntyä niitä vastaan.

Ensinnäkin ihmiset kokevat eri asiat houkutteleviksi. Siinä missä aamiaistarjoilut ovat toiselle mitä paras tapa aloittaa työpäivä, toiseen se ei enkä tee minkäänlaista vaikutusta tai ole kriteeri työpaikalle tulemiseksi. Yhteiset tilaisuudet ovat toiselle mitä motivoivin kun samaan aikaan toiset saattavat osallistua niihin lähinnä velvollisuudentunnosta. Yritysten lienee mahdotonta tarjota kattausta, joka puhuttelisi tasapuolisesti kaikkia. Jääkin valittavaksi keitä suunnitelmilla halutaan houkutella. Valita on kriittinen, sillä ihmisten erilaisuus on yrityksen voimavara ja riskivakuutuskin.

Toisekseen lisäpalveluiden ja houkutusten uutuusarvo hiipuu nopeasti. Työympäristön muutokset noteerataan ensimmäisinä päivinä ja viikkoina, mutta jonkun ajan kuluttua niistä tulee osa arkipäivää. Lisäpalvelut kuten aamiaiset ja joogat saatetaan jopa kokea saavutettuina etuina, joiden lakkauttaminen vähentää työntekijätyytyväisyyttä.

Kolmanneksi houkuttelu perustuu oletukseen, että yrityksen tulisi tarjota jotain lisää tai enemmän. Lisää virikkeitä, palveluita, mahdollisuuksia. Jossain vaiheessa tällekin tulee stoppi – on vaikea keksiä enää uutta ja entistä parempaa.

Miksi toimistolle ei haluta tulla?

Kokonaan toisenlainen lähestymistapa ratkaista haaste olisi selvittää syitä, miksi työntekijät eivät tule työpaikalle. Toisin sanoen voidaankin keskittyä siihen, mitkä tekijät saavat heidät jäämään etätoimistolle, ja panostaa näiden toimistolle tulon esteiden poistamiseen.

Kahvipöytäkeskusteluissa on esitetty ainakin seuraavia etätyötä puoltavia syitä:

– valmistautumiseen ja työmatkaan ei kulu aikaa
– helpompi keskittyä kotona
– voi hoitaa kotitöitä (esim. pyykinpesu) työn ohella
– on lapsia vastassa heidän tullessaan koulusta
– palaverit ovat tehokkaampia (vaikka niitä on enemmän)
– saa enemmän aikaan
– ei tarvitse miettiä työvaatteita
– vähemmän keskeytyksiä
– sopii aamu-uniselle

Näitä esteitä voidaan poistaa esimerkiksi sallimalla myöhäisempi / aikaisempi työpäivän aloitus (voi välttää ruuhkat, olla kotona koulupäivän päättyessä tai aloittaa työpäivän itselleen sopivampaan aikaan), kehittämällä palaverikäytäntöjä, muuttamalla työympäristöä niin että se mahdollistaa työnteon tuloksellisuuden, keskittymisen ja keskeytyksettömyyden, ja purkaa normistoa, joka saattaa olla peräisin jopa vuosikymmenten takaisesta työkulttuurista.

Jokaisella pilvellä on kultareunus: ehkä etätyön suosion tehtävänä onkin paljastaakin meille, mikä aiemmassa työelämässä ja työympäristössä on ollut vikana ja vaatisi kehittämistä. Nyt on erinomainen hetki – ja pakottavia syitä – tarttua toimeen.

Kirjoittaja on organisaatioiden ja johtamisen kehittämisen konsultti, työympäristökehittäjä ja väitöskirjatutkija.

Osaajien iholle

Kilpailu osaajista on kireää eikä laantumisen merkkejä ole näkyvissä tulevaisuudessakaan. Samalla kun kilpailu kiihtyy, on löydettävä keinoja houkutella parhaat osaajat töihin juuri meidän yritykseemme.

Pixabay Paul Barlow

Työympäristöistä on tullut uusi keino kilpailussa osaavasta työvoimasta. Työympäristöllä rakennetaan konkreettisesti työntajanmielikuvaa, yrityksen imagoa ja kulttuuria. Toimistokonsepteilla halutaan viestiä nykyaikaisuutta, joustavuutta ja epämuodollisuutta.

Toimitilat eivät kuitenkaan ole kovin helppo tai edullinenkaan keino päästä ja varsinkaan pysyä osaajien iholla.

Kaksiteräinen miekka

Kilpailukeinona tilaratkaisut ovat kaksiteräinen miekka. Tiloilla voidaan luoda hyvin konkreettisesti ja kokemuksellisesti haluttuja mielikuvia ja tunnelmia, mutta samalla toimitilojen kehittäminen ja muuttaminen ovat kalliita investointeja ja työläitä toteuttaa.

Tänään ajan hengen mukaiset toimitilat voivat olla jo muutaman vuoden kuluttua tyyliltään vanhentuneet. Myös osaajien odotukset ja vaatimukset saattavat muuttua nopeastikin, ja toiveet vaihtelevat myös työntekijöiden elämänvaiheen ja muiden ulkoisten tekijöiden myötä.

Työympäristö = työ + ympäristö

Imagollisten, kulttuuristen ja teknisten ominaisuuksiensa lisäksi yrityksen toimitilat ovat siellä tehtävän työn toiminnallinen ympäristö. Ympäristöllä on tutkitusti vaikutusta ihmisten kykyyn ja mahdollisuuksiin toimia halutulla tavalla sekä saavuttaa hänelle asetettuja tavoitteita.

Olen alkanut pohtia, ovatko tuloksellisen työnteon vaatimukset jääneet työympäristösuunnittelussa alakynteen.

Esimerkiksi monitilatoimistojen vaikutusta työn tuottavuuteen ja tehokkuuteen on tutkittu. Työntekijä saattaa siirtyä päivän aikana työpisteeltään kymmeniä kertoja eri paikkaan kesken työnteon – vastatakseen vaikkapa puheluun tai käydäkseen lyhyen neuvonpidon kollegansa kanssa. Jokainen poistuminen työpisteeltä vaatii palatessa uudelleenorientoitumisen. Myös vieressä istuvat kollegat saattavat häiriintyä tarpeettomasta kulkemisesta.

Nykyisiä tilakonsepteja perustellaan myös sisäisellä verkottumisella ja satunnaisten kohtaamisten mahdollistamisella. Työkavereita on aina mukava tavata kahvinkeittimen äärellä, mutta satunnaisten kohtaamisten muita hyötyjä ei ole vielä oikein pysytty todentamaan. Kahvila- ja kokoontumistilat eivät usein ole myöskään kovin tehokkaita neliöitä.

Työnteon tuloksellisuuden asettaminen kehittämisen ensisijaiseksi tavoitteeksi muuttaisi todennäköisesti eniten toimistojen toiminnallisuutta eli tilajärjestystä ja kalustuksia. Se olisi ratkaisuna pätevä niin kauan kunnes yrityksen toiminta tai työnteko muuttuvat.

Tilojen sisustuksellisia ratkaisuja voitaisiin päivittää perusrakenteen rinnalla tarvittaessa useammin ja myös edullisemmin, eivätkä tehdyt uudistukset muuttaisi työnteon perusteita – ellei se olisi erityisesti tavoitteena.

Erinomaiset työnteon edellytykset kilpailutekijäksi?

Osaajat ovat paitsi kysyttyjä, he haluavat myös menestyä työssään ja edetä urallaan. Työn tulokset – näytöt – ovat tärkeä osa tätä yhtälöä.

Väitöskirjatyön myötä on herännyt kysymys, olisiko tulokselliseen työhön suunnitellusta työympäristöstä uudeksi kilpailueduksi osaajia houkuteltaessa.

Tilaan liittyvät, tuloksellisen työnteon edellytykset ovat sinänsä varsin yksinkertaiset: mahdollisuus keskittyä ja työskennellä keskeytyksettä, tarvittavat työvälineet käden ulottuvilla tai helposti saavutettavissa, mahdollisuus muovata työpistettään ‘omannäköiseksi’ sekä hyvä fyysinen ja psyykkinen ergonomia.

Mielestäni nämä työympäristön piirteet voisivat olla seuraava työympäristökehittämisen trendi, jolla yrityksen voisivat erottautua osaajista kilpailtaessa ja luoda samalla itselleen taloudellisesti, sosiaalisesti ja psykologisesti kestävän toimiston.

Kirjoittaja on organisaatioiden ja johtamisen kehittämisen konsultti, työympäristökehittäjä ja väitöskirjatutkija.