Voiko tilalla vaikuttaa turvallisuudentunteeseen? Osa 1

Tilalla tiedetään olevan vaikutusta työntekijän motivaatioon, keskittymiskykyyn, inspiraatioon, luovuuteen ja moniin muihin tunteisiin. Turvallisuudentunteesta ei ole paljoa puhuttu tiloja suunniteltaessa, mutta viime aikaiset tapahtumat ovat saaneet kysymään, pitäisikö sitäkin miettiä.

Kuva Pixaby StockSnap

Turvallisuudentunne on paljon vartijana, ainakin jos uskomme psykologi Maslowin tarvehierarkiaa vuodelta 1943. Mallissa turvallisuus on ihmisen toiseksi tärkein perustarve heti fyysisten tarpeiden kuten unen, ruoan ja lämpimänä pysymisen jälkeen. Mallin mukaan ihmiseltä vapautuu energiaa keskittyä seuraaviin tasoihin, kun edellisen tason tarpeet on tyydytetty tai ne eivät ole uhattuna. Jos malli pitää paikkansa, turvallisuudentunne vaikuttaisi siis olevan varsin olennainen tekijä myös työhön keskittymisen, suorituksen ja luovuuden kannalta, ellei jopa suorastaan niiden perusta.

Työyhteisöissä ja työpaikoilla edistetään turvallisuutta jo monilla eri tavoilla ja tasoilla. Työympäristöt halutaan fyysisesti turvallisiksi jo lakienkin vuoksi, mutta työnantajat ovat ymmärtäneet myös esimerkiksi ergonomian ja sisätilojen olosuhteiden vaikuttavan työsuoritukseen ja tilakokemukseen. Yhteisön jäsenten tasavertaisuuden ja hyvän johtamisen tiedetään edistävän työntekijöiden ja yhteisön turvallisuutta ja hyvinvointia, ja pandemian aikana organisaatiot panostivat työntekijöiden kuuntelemiseen ja ajantasaisen informaation jakamiseen, mitkä nekin lisäsivät turvallisuuden tunnetta kohtaamamme uudenlaisen uhan alla. Tekniset asiat ovat siis kunnossa, monet psykologisetkin tekijät ymmärretään organisaatioissa tärkeiksi, ja kriisien hoitamisen valmiudet ovat hioutuneet viime vuosina entistä paremmiksi.

Miksi sitten vaivauduin tämän tekstin äärelle? Arvelen, että tilat aiheuttavat edelleenkin tarpeettomasti subjektiivisesti koettua alitajuista ja tietoistakin stressiä . Tämä stressi on puolestaan pois työntekijöiden tuottavuudesta, hyvinvoinnista ja motivaatiosta, ja näin myös organisaation tuloksellisuudesta.

Tilojen subjektiivista vaikutusta voi tarkastella monella eri tavalla ja tarkkuusasteella. Koska aloitimme kansantajuisella tarvehierarkiamallilla, joka herättää monia mielipiteitä ja vastustustakin, jatketaanpa rohkeasti samalla tyylillä: pohditaan hetki tilaa neljän erilaisen toimintatyylin silmin eli ns. DISC-mallin kautta. Malli kuvaa sitä, mitä eri tyylit pitävät tärkeänä ja tavoittelemisen arvoisina ja miten ne näkyvät käyttäytymisessämme.

Neljä karikatyyriä, neljä kokemusta samasta tilasta

Seuraavassa pieni ajatusleikki siitä, miten monitilatoimisto saattaisi vaikuttaa DISC -mallin esittelemien toimintatyylien toimintaan ja miksi tila voisi herättää kussakin turvattomuutta. Suhtaudu kuvauksiin huumorilla varsinkin, jos joku niistä sattuisi ärsyttämään – kokemuksesta voin sanoa, että ‘naapurille’ on aina helpompi virnistellä kuin itselleen. Todettakoon myös, että kuvaukset ovat karikatyyrejä, eikä kukaan meistä ole todellisuudessa puhtaasti vain yhtä tyyliä. Näillä saatesanoilla: aloitetaan!

DISC-toimintatyylien luontaiset tavoitteet
© Grey Eminence Oy

D-tyylin toimija on tavoitehakuinen, nopea, suoraviivainen, haluaa keskittyä ‘olennaiseen’ eli henkilökohtaiseen tehtäväänsä ja saavuttaa siinä tuloksia. Monitilatoimisto on tämän tyylin edustajalle toisarvoinen asia, jopa kikkailua, eikä hän todennäköisesti jaksa myöskään suhtautua sen sääntöihin kovin vakavasti. Oman työpisteen puuttuminen saattaa herättää alitajuista kilpailuviettiä, vaikka tyylin omaava sanoisikin asian olevan hänelle täysin yhdentekevä. Kollegoiden sosiaaliset kohtaamiset tyyli näkee todennäköisesti enimmäkseen häiriöinä, eikä hän edes välttämättä aina saavu toimistolle, vaan on sanojensa mukaan ‘oikeissa töissä’. Nopeana, itsenäisenä toimijana hän tarvitsisi tyyliään tasapainottamaan puhdasta monitilatoimistoa formaalimman ja selkeämmän ympäristön, joka ohjaisi liittymään yhteisöön ja muistuttaisi yhteisistä pyrkimyksistä. Kuuluminen yhteisöön auttaisi tyyliä arvioimaan myös tavoitteidensa ja saavutustensa merkitystä kokonaisuuden onnistumisen näkökulmasta, ja lisäisi saavutuksista riippumattoman hyväksynnän kokemista.

I-toimintatyyli on myös nopea, mutta tavoitteiden sijaan se motivoituu positiivisesta, innostavasta ja innostuneesta ilmapiiristä. Monitilatoimisto on tämän tyylin ihanneympäristö, koska se mahdollistaa verkottumisen, ajatusten ja ideoiden kehittelyn muiden kanssa ja tilaisuuden olla myös visuaalisesti oman yhteisönsä ympäröimänä. Tyylille voi olla vaikeaa muistaa työrauhan ja toisten keskittymisen tärkeys, ja spontaanina ja innostuvana tyyli voi jopa tahattomasti dominoida työympäristöään. Vaikka tyyli olisi tuskaisenkin tietoinen taipumuksistaan, informaali ympäristö voi olla liian suuri houkutin, ja siksi se saattaa vaikeuttaa ideoiden ja ajatusten hillitsemistä sekä käsillä oleviin tehtäviin keskittymistä. Liian modulaarinen ja ‘motivoiva’ ympäristö saattaa myös ruokkia tyylin luontaista vaihtelunhaluisuutta, jolloin erilaisten vaihtoehtojen runsaus kääntyy tyylin työtehokkuutta ja hyvinvointia vastaan.

S-toimintatyyli on selvästi edellisiä harkitsevampi. Tyyli arvostaa pysyvyyttä, omaa lähityöyhteisöä ja haluaa selkeän kuvan omasta paikastaan ja roolistaan siinä varmistuakseen, miten voi parhaiten edistää yhteistä etua ja tavoitteita. Muutoksiin sopeutuminen on hidasta, koska tyyli haluaa hahmottaa, etteivät nykyisen tilanteen hyvät puolet ole uhattuina. Tyylin edustaja on työyhteisönsä kannattelija ja kuuntelija, ja muiden huomioiminen saattaa aiheuttaa tarpeetontakin kuormitusta. Tyyli on myös varovainen aiheuttamaan muille haittaa tai harmia, ja oman toiminnan tarkkailu on tyylille hyvin luontaista. Avoin, epäformaali työympäristö saattaa kuormittaa tyylin edustajaa juuri näistä syistä, ja omien rajojen vetäminen vaikeutuu, koska rajoja (itselle ja muille) ei ole löydettävissä fyysisestä ympäristöstä.

C-tyylille monitilatoimisto on ehkä jopa jonkinasteinen vitsi. Tyyli arvostaa loogista, tietopohjaista ajattelua, motivoituu asioiden ymmärtämisestä ja niiden järkevyydestä. Tyylin on kyllä helppo ymmärtää, että jotkut saattavat tarvita inspiroivaa, ‘leikillistä’ työympäristöä tai verkottumista, mutta asiakeskeisenä tyylille itselleen on paljon olennaisempaa työ sisältö kuin ympäristö, jossa työtä tehdään. Tästä syystä ympäristöllä ei todennäköisesti ole myöskään tyyliä ohjaavaa vaikutusta. Informaali, avoin työympäristö saattaa aiheuttaa tyylissä voimakastakin stressiä, jos hänen oletetaan osallistuvan sosiaaliseen vuorovaikutukseen ja työyhteisöön ilman varsinaista asiasisältöä ja mahdollisuutta valmistautua kohtaamisiin. Nopeat, ennakoimattomat keskeytykset eivät ole tyylille luontaisia tai mieluisiakaan, ja monitilatoimistossa niihin varautumisesta tulee tyylille alitajuinen selviytymiskeino.

Näiden ‘tulkintojen’ pohjalta voidaan nähdä, että jokainen toimintatyyli – ja niiden yhdistelmät – reagoivat työympäristöönsä omalla tavallaan, ja joillekin tyyleille monitilatoimisto sopii paremmin kuin toisille.

Parhaiten monitilatoimisto sopii ehkä I-toimintatyylille. Työympäristö mahdollistaa ja suorastaan kannustaa runsaaseen sosiaaliseen vuorovaikutukseen ja spontaaniuteen, mutta samalla se saattaa johtaa I-tyylin ‘ylikäyttöön’, mikä on puolestaan haitallista paitsi tyylille itselleen, myös muille työyhteisössä. C-tyyli ei puolestaan juurikaan häiriinny monitilatoimistossa, ellei sitä vaadita osallistumaan ainakaan yllättäen ja valmistautumatta yhteisön sosiaalisiin tilanteisiin ja dialogiin, tai jos tilassa ole liikaa muita keskeytyksiä.

Vähiten monitilatoimisto soveltuu D- ja S-tyyleille vaikkakin eri syistä. D-tyylille tilakonsepti mahdollistaa entisestään työyhteistöstään irrottautumisen, ja S-tyyli saattaa puolestaan kuormittua aivan tarpeettomastikin työyhteisön hyvinvoinnin tarkkailusta ja sen varmistamisesta.

Tilasta tukea sisäisten uhkakuvien kampittamiseen

Emmehän me tietenkään voi rakentaa neljää erilaista työympäristöä tyydyttääksemme jokaisen tyylin tarpeet. Ensinnäkin edellä kuvatut neljä karikatyyriä ovat harvinaisia – olemme useammin yhdistelmä tyyleistä, ja se antaa meille joustoa. Olemme muutoinkin onneksi hyvin sopeutuvaisia erilaisiin ympäristöihin.

Edellä kuvatun leikkimielisen tarkastelun motiivina oli kuitenkin havainnollistaa, miten eri tavoin saatamme kokea samankin työympäristön ja minkälaista käyttäytymistä se mahdollisesti synnyttää. Hyvin suunnitteltu tila ja sen järjestelyt ohjaavat meitä olemaan parhaimmillamme ja luovat vastapainoa tyylien luontaisille, sisäisille uhkakuville.

Hyvä tila auttaa DISC-tyylejä tasapainottamaan tavoitteitaan
© Grey Eminence Oy

D-tyylin pahin uhkakuva lienee se, ettei hän saavuta tuloksiaan ja eikä näin ollen saa työyhteisönsä arvostusta. Jotta nämä epäilyt saisivat mahdollisimman vähän polttoainetta, D-tyyli olisi hyvä istuttaa selkeästi samaan tilaan työyhteisönsä kanssa, ja varmistua että tyylin edustaja tekisi työtään pääasiassa toimistolla. Näin työpäivään tulee luontaisesti vuorovaikutusta ja epävirallisia kohtaamisia kollegoiden kanssa, ja henkilö identifioituu henkilökohtaisten, kunnianhimoisten tavoitteidensa lisäksi myös työyhteisöönsä.

I-tyyli pyrkii välttämään pysähtymistä, vaikeita tilanteita ja rutiineja, mutta ei siksi että hän ei pystyisi hoitamaan niitä, vaan koska ne pilaavat tunnelmaa ja luovat jännitteitä. I-tyylille olisi eduksi, että hänellä olisi oma työpiste, jonka tulisi sijaita työyhteisön välittömässä läheisyydessä, mutta ei mielellään sen keskellä. Näin työnteossa erottuisi selkeämmin oma työ ja innostunut ja innostava vuorovaikutus muiden kanssa. Oma työpiste vähentäisi myös vaihtelunhalusta aiheutuvaa levottomuutta ja auttaisi keskittymään myös vähemmän energiaa tuottaviin tehtäviin.

S-tyylille on erittäin tärkeää saada olla oman työyhteisönsä parissa, ja mielellään omassa työpisteessä, jonka saa laittaa mieleisekseen. Joutuminen erilleen omasta ‘heimostaan’ on tyylille hyvin vastenmielinen ajatus, vaikka hän pystyy hyvinkin itsenäiseen työskentelyyn omiensa tukemana. Olisi hyvä, että S-tyylin työpisteen näköyhteyttä muihin ja kulkureiteille olisi jonkin verran rajattu esimerkiksi viherkasveilla, jotta alitajuinen huolenpito työyhteisöstä ja sen tunnelmien aistiminen eivät veisi kohtuuttomasti energiaa, ja tyylin edustaja voisi keskittyä työpisteessään enemmän omiin tehtäviinsä ja hyvinvointinsa vaalimiseen.

C-tyyli pyrkii kaikin keinoin varmistumaan, että hänellä on kaikki tarvittava, oikea tieto ja ymmärrys käsillä olevista asioista. C-tyylille sopisikin parhaiten työympäristö, jossa hän on osa työyhteisöä, mutta voi niin halutessaan sijoittua siitä hieman sivummalle ja viestiä näin haluavansa rauhassa keskittyä asioihinsa. Työpisteen ei tarvitse olla nimetty, mutta vakiintunut työpiste auttaa pääsemään tehtäviin käsiksi nopeammin. Työympäristön tulisi mahdollistaa keskeytyksetön työskentely ja paneutuminen, mutta myös edistää lyhyitä kohtaamisia työpäivän aikana, jolloin tyyli saa etäisyyttä omiin pohdintoihinsa ja tulee ulos ‘tutkijankammiostaan’. Laadukkailla työvälineillä ja yhteyksillä on todennäköisesti tyylille kuitenkin suurempi merkitys kuin työympäristöllä.


Tässä Osa 1:ssä teimme kurkistuksen erilaisten toimintatyylien tilakokemukseen ja saimme vinkkejä, miten tiloilla voisi tasapainottaa tyylien luontaisia vahvuuksia ja niiden liiallista käyttämistä. Osa 2 tulee aikanaan tarkastelemaan tilaa ympäristöpsykologian näkökulmasta eli miten tila ja ihminen vaikuttavat toisiinsa. Mutta nyt hetkeksi takaisin väitöstutkimuksen kimppuun, josta siitäkin tulossa lisää asiaa lähiaikoina.

Kirjoittaja on organisaatioiden ja johtamisen kehittämisen konsultti, työympäristökehittäjä ja väitöskirjatutkija.

Osaajien iholle

Kilpailu osaajista on kireää eikä laantumisen merkkejä ole näkyvissä tulevaisuudessakaan. Samalla kun kilpailu kiihtyy, on löydettävä keinoja houkutella parhaat osaajat töihin juuri meidän yritykseemme.

Pixabay Paul Barlow

Työympäristöistä on tullut uusi keino kilpailussa osaavasta työvoimasta. Työympäristöllä rakennetaan konkreettisesti työntajanmielikuvaa, yrityksen imagoa ja kulttuuria. Toimistokonsepteilla halutaan viestiä nykyaikaisuutta, joustavuutta ja epämuodollisuutta.

Toimitilat eivät kuitenkaan ole kovin helppo tai edullinenkaan keino päästä ja varsinkaan pysyä osaajien iholla.

Kaksiteräinen miekka

Kilpailukeinona tilaratkaisut ovat kaksiteräinen miekka. Tiloilla voidaan luoda hyvin konkreettisesti ja kokemuksellisesti haluttuja mielikuvia ja tunnelmia, mutta samalla toimitilojen kehittäminen ja muuttaminen ovat kalliita investointeja ja työläitä toteuttaa.

Tänään ajan hengen mukaiset toimitilat voivat olla jo muutaman vuoden kuluttua tyyliltään vanhentuneet. Myös osaajien odotukset ja vaatimukset saattavat muuttua nopeastikin, ja toiveet vaihtelevat myös työntekijöiden elämänvaiheen ja muiden ulkoisten tekijöiden myötä.

Työympäristö = työ + ympäristö

Imagollisten, kulttuuristen ja teknisten ominaisuuksiensa lisäksi yrityksen toimitilat ovat siellä tehtävän työn toiminnallinen ympäristö. Ympäristöllä on tutkitusti vaikutusta ihmisten kykyyn ja mahdollisuuksiin toimia halutulla tavalla sekä saavuttaa hänelle asetettuja tavoitteita.

Olen alkanut pohtia, ovatko tuloksellisen työnteon vaatimukset jääneet työympäristösuunnittelussa alakynteen.

Esimerkiksi monitilatoimistojen vaikutusta työn tuottavuuteen ja tehokkuuteen on tutkittu. Työntekijä saattaa siirtyä päivän aikana työpisteeltään kymmeniä kertoja eri paikkaan kesken työnteon – vastatakseen vaikkapa puheluun tai käydäkseen lyhyen neuvonpidon kollegansa kanssa. Jokainen poistuminen työpisteeltä vaatii palatessa uudelleenorientoitumisen. Myös vieressä istuvat kollegat saattavat häiriintyä tarpeettomasta kulkemisesta.

Nykyisiä tilakonsepteja perustellaan myös sisäisellä verkottumisella ja satunnaisten kohtaamisten mahdollistamisella. Työkavereita on aina mukava tavata kahvinkeittimen äärellä, mutta satunnaisten kohtaamisten muita hyötyjä ei ole vielä oikein pysytty todentamaan. Kahvila- ja kokoontumistilat eivät usein ole myöskään kovin tehokkaita neliöitä.

Työnteon tuloksellisuuden asettaminen kehittämisen ensisijaiseksi tavoitteeksi muuttaisi todennäköisesti eniten toimistojen toiminnallisuutta eli tilajärjestystä ja kalustuksia. Se olisi ratkaisuna pätevä niin kauan kunnes yrityksen toiminta tai työnteko muuttuvat.

Tilojen sisustuksellisia ratkaisuja voitaisiin päivittää perusrakenteen rinnalla tarvittaessa useammin ja myös edullisemmin, eivätkä tehdyt uudistukset muuttaisi työnteon perusteita – ellei se olisi erityisesti tavoitteena.

Erinomaiset työnteon edellytykset kilpailutekijäksi?

Osaajat ovat paitsi kysyttyjä, he haluavat myös menestyä työssään ja edetä urallaan. Työn tulokset – näytöt – ovat tärkeä osa tätä yhtälöä.

Väitöskirjatyön myötä on herännyt kysymys, olisiko tulokselliseen työhön suunnitellusta työympäristöstä uudeksi kilpailueduksi osaajia houkuteltaessa.

Tilaan liittyvät, tuloksellisen työnteon edellytykset ovat sinänsä varsin yksinkertaiset: mahdollisuus keskittyä ja työskennellä keskeytyksettä, tarvittavat työvälineet käden ulottuvilla tai helposti saavutettavissa, mahdollisuus muovata työpistettään ‘omannäköiseksi’ sekä hyvä fyysinen ja psyykkinen ergonomia.

Mielestäni nämä työympäristön piirteet voisivat olla seuraava työympäristökehittämisen trendi, jolla yrityksen voisivat erottautua osaajista kilpailtaessa ja luoda samalla itselleen taloudellisesti, sosiaalisesti ja psykologisesti kestävän toimiston.

Kirjoittaja on organisaatioiden ja johtamisen kehittämisen konsultti, työympäristökehittäjä ja väitöskirjatutkija.